Manager, vous vous demandez comment améliorer le fonctionnement de votre équipe ? Je vous propose aujourd’hui un outil issu des méthodes agiles : la rétrospective.
Qu’est-ce qu’une rétro ?
Les équipes agiles sont rompues à cet exercice : à un rythme régulier, elles font le bilan de ce qui a bien fonctionné et de ce qui a moins bien fonctionné sur la dernière période et déterminent un plan d’action d’amélioration : c’est le principe de l’amélioration continue.
L’intérêt d’une rétro
En tant que manager, vous recherchez probablement un fonctionnement d’équipe harmonieux et efficace. Utiliser la rétro vous permet de donner la parole à tous les membres de l’équipe (y compris ceux qui ne s’expriment pas spontanément), de trouver des axes d’amélioration auxquels vous n’auriez pas forcément pensé vous-même, et surtout de co-construire avec votre équipe un fonctionnement qui convient à tous.
Point d’attention : si vous décidez d’utiliser la rétro comme outil d’amélioration, vous devez être prêt vous-même à recevoir le feedback de votre équipe. Ignorer les retours sur les axes d’amélioration est contre-productif, et démotivant pour l’équipe.
Objectif de la rétro
Avant de vous lancer, définissez l’objectif de votre rétro et réfléchissez à la fréquence à laquelle vous voulez la faire. Votre objectif peut simplement être une amélioration continue du fonctionnement de l’équipe, mais il se peut aussi que vous souhaitiez travailler sur un sujet en particulier : communication avec les autres équipes, communication dans l’équipe, répartition des sujets, charge de travail, temps dédié aux réunions… A vous de le définir clairement, et de le partager.
Comment faire une rétro ?
Pour une première rétro, prévoyez au moins 1h30 de réunion dans les agendas. Vous pouvez la faire soit en présentiel, soit à distance.
En présentiel : réservez une salle si possible avec un tableau et prévoyez des post-it.
A distance : utilisez un outil permettant d’animer à distance (Klaxoon, Tableau blanc de Teams, Miro…), si vous n’en avez pas, vous pouvez toujours partager un fichier excel ou un power point à l’écran, et demander aux personnes de transmettre leurs post-it via la conversation de la réunion.
Il existe de nombreuses façons différentes de faire des rétros, je vous en propose une simple pour débuter (la rétro Keep – Stop – Start), avec une variante (Stop, Less, Keep, More, Start).
La rétro Keep – Stop – Start
Le principe est simple : vous allez tous ensemble réfléchir aux point que vous souhaitez conserver (Keep), ceux qui sont à arrêter (Stop), et ceux qui sont à mettre en place (Start). Les idées seront organisées en 3 colonnes.
La rétro Stop, Less, Keep, More, Start
C’est une variante de la rétro Keep – Stop – Start, mais elle permet d’ajouter deux notions : les actions à faire plus souvent (More), et celles à faire moins souvent (Less).
L’animation de la rétro
1- Présentation des objectifs et du fonctionnement de la rétro
Commencez par partager le principe et l’objectif de la rétro et pensez à clarifier les règles (bienveillance, points constructifs, expression libre sans jugement…).
2- Temps de réflexion individuel
Laissez 5 à 10 minutes à chacun pour réfléchir au calme aux idées qu’il souhaite partager.
Lorsque le temps est écoulé, demandez aux participants s’ils ont besoin d’encore un peu de temps et si oui ajoutez une à deux minutes.
3- Partage des idées et réorganisation
Demandez ensuite à chaque participant de partager les idées auxquelles il a réfléchi : il les placera visuellement sur le tableau dans la bonne colonne et expliquera en quelques mots pourquoi il a mis ce post-it.
Les autres participants peuvent réagir en posant des questions, attention cependant à ne pas basculer sur un autre sujet, vous devez être maître du temps et du respect du thème.
Certaines idées seront probablement évoquées plusieurs fois : regroupez-les, cela permet visuellement d’observer leur occurrence.
Lorsque tout le monde est passé, prenez un temps pour réorganiser les idées si nécessaire, par regroupement logique.
4- Echanges et propositions d’améliorations
Laissez maintenant place à un temps d’échanges d’une dizaine de minutes : sur quels sujets l’équipe souhaite-t-elle réagir ? Est-ce que cela amène des propositions d’améliorations ? Si oui, formalisez-les en ajoutant une idée.
5- Vote : détermination de 3 sujets retenus
Pour que le temps passé en rétro soit utile, il est impératif que vous déterminiez un plan d’action issu des remontées. Tout ne pourra pas être pris en compte à court terme.
Rendez l’équipe actrice de son destin en proposant un système de vote pour déterminer 3 actions à mettre en place d’ici la prochaine rétro.
Vous pouvez par exemple donner 3 votes par personne : chaque personne devra répartir ses votes sur 3 sujets maximum. Si un sujet lui semble particulièrement important, elle peut aussi mettre 3 votes sur ce sujet.
Lorsque tout le monde a voté, identifiez les 3 sujets ayant recueilli le plus de votes : vous avez les 3 actions à mettre en place.
6- Définition du plan d’action (qui, quand, comment)
Il vous reste à déterminer pour chaque sujet retenu : la ou les personnes en charge, le délai de mise en place, et éventuellement les moyens associés.
Félicitations ! L’amélioration continue est en marche et l’équipe est embarquée dans ce process.
Et ensuite ?
Demandez un feedback rapide sur cette rétro. Vous pouvez par exemple demander un R.O.T.I. (Return On Time Invested) : chacun donne un chiffre de 1 à 5 à main levée (1= j’ai complètement perdu mon temps, 5 = cette réunion était très utile).
Pensez également à planifier la prochaine rétro. N’hésitez pas à demander s’il y a un volontaire pour l’animation : cela peut être valorisant pour certaines personnes, et surtout cela amènera forcément une dimension différente à votre rétro.
Lors de la prochaine rétro, commencez par un retour rapide sur le plan d’action : a-t-il bien été mis en place ?
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